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Qualitätsmanagementsysteme wie ISO und das vom Deutschen Verein des Gas- und Wasserfaches e. V. (DVGW) entwickelte Technische Sicherheitsmanagement (TSM) sind Treiber der Professionalisierung der Personalverwaltung und des Ausbildungsprozesses bei Wasser und Energieversorgern in Deutschland. Gerade das letztgenannte Qualitätsmanagementsystem wird derzeit aktiv seitens des DVGW propagiert. Hierbei handelt es sich um ein Regelwerk, das explizit auf die Zielgruppe Gas- und Wasserversorger zugeschnitten ist.
Wie der Definition entnommen werden kann, ist die Qualifikation von Mitarbeitern einer der Schwerpunkte des Technischen Sicherheitsmanagements.
Technisches Sicherheitsmanagement (TSM)
«Das TSM ist ein Regelwerk […] mit Anforderungen an die Qualifikation und Organisation des technischen Bereiches mit dem Ziel der Sicherstellung einer geordneten und ordnungsgemässen Versorgung. TSM ist demnach ein branchenspezifisches Verfahren zur Selbstüberprüfung von Unternehmen hinsichtlich ihrer Organisationsstruktur und der Einhaltung gesetzlicher und technischer Vorschriften und soll helfen, mögliche Defizite in der Organisation systematisch zu erkennen und zu beheben.»
In der Schweiz wird ebenfalls viel Wert auf die Aus- und Weiterbildung von Fachkräften gelegt. Die Versorger müssen sich an Richtlinien wie die G21 «Anforderungen an die Qualifikation und die Organisation des technischen Bereiches von Gasnetzbetreibern unter kantonaler Aufsicht» des Schweizerischen Vereins des Gas- und Wasserfachs (SVGW) halten. Darin heisst es unter anderem in Abschnitt 6 – Personal, Absatz 6.1 zu den Personalqualifikationen, dass die Übertragung von Aufgaben nur an ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu erfolgen hat. Diese müssen über die notwendigen Ausbildungen und Kompetenzen verfügen. Zudem hat der Betrieb sicherzustellen, dass diese Anforderungen auch effektiv zutreffen, bevor eine Aufgabe an die Mitarbeiter übertragen wird. Weiter heisst es in dieser Richtlinie, dass insbesondere im Bereich der Arbeitssicherheit und des Umweltschutzes, die Mitarbeiter über unternehmensinterne Anweisungen informiert sein müssen und jederzeit Zugriff auf die entsprechenden Dokumente resp. Unterlagen haben sollten. Nicht zuletzt ist das Personal zur beruflichen Weiterbildung im eigenen Aufgabengebiet verpflichtet. Hinsichtlich der Dokumentation heisst es zudem, dass die Weiterbildungsmassnahmen der Mitarbeiter aufzuzeichnen und aufzubewahren sind.
Das sind wichtige Anforderungen an die Betriebe in der Gasversorgung. Doch wie stellt man am einfachsten und am effizientesten sicher, dass man diesen Anforderungen gerecht wird? Mittels digitaler Lösungen, die sich vor allem auf den Bereich Arbeitssicherheit und Mitarbeiterqualifikationen spezialisiert haben, können effektive Haftungsrisiken verringert und die in der Richtlinie G21 oder in der TBDV formulierten Anforderungen eingehalten werden.
Als Unternehmen hat man die Qualifikationen der Fachkräfte und der Fachaufsicht fortlaufend sicherzustellen und zu dokumentieren. Ohne Informationssystem gestaltet es sich ab einer bestimmten Unternehmensgrösse schwierig, dies auch zu einem genügenden Masse umzusetzen. Im Praxisalltag wird häufig eine Person aus der technischen Abteilung zusätzlich mit dieser Überwachungsfunktion betraut. Diese Person versucht sich oftmals mittels zumeist komplexer Systeme aus Excel-Dateien und Ablagesystemen zu helfen und so der fortlaufenden Überwachung gerecht zu werden. Ein solches System und Vorgehen ist jedoch sehr aufwendig zu pflegen, fehleranfällig und bietet keine automatisierte Überwachung.
In Zusammenarbeit mit einem deutschen Bauunternehmen hat die Timly Software AG, ansässig in Zürich, eine Softwarelösung geschaffen, die kleineren und mittelgrossen Versorgungsunternehmen im Rahmen des Ausbildungsprozesses unterstützt. Der Prozess lässt sich dabei in vier Schritte gliedern:
1. Qualifikationsübersicht
Welcher Mitarbeiter hat welche Qualifikationen?
2. Überwachung
Wie lange sind die Qualifikationen gültig? Wann ist welcher Mitarbeiter für eine Schulung vorzusehen?
3. Ausbildungen & Unterweisungen
Planen von Schulungen, Lehrgängen und Unterweisungen für die Mitarbeiter.
4. Aktendokumentation
Dokumentation der neu erlangten oder erneuerten Qualifikationen auf Stufe Mitarbeiter.
Nachfolgend werden die einzelnen Prozessschritte im Detail vorgestellt. Auch wird auf die bisherigen Tücken in der Praxis hingewiesen, mit denen die Mitarbeiter typischerweise konfrontiert sind. Diese Tücken waren die Treiber für die Entwicklung der Timly Personal & Talent-Softwarelösung.
Tücken in der Praxis
Häufig ist in Unternehmen gar nicht so genau bekannt, wer über welche Qualifikationen verfügt und wer an bestimmten Maschinen wirklich ausgebildet ist. Typischerweise ist dieses Wissen nicht formalisiert, sondern in den Köpfen der Kollegen: «Kollege XY kann / macht das». Im Praxisalltag ist immer wieder festzustellen, dass bestimmte Personen Aufgaben ausführen, weil sie das schon immer gemacht haben. Alle Arbeitskollegen wissen das, weshalb auch immer dieser Mitarbeiter für die Aufgaben herangezogen wird. Aber nach geltenden Richtlinien dürfte der Mitarbeiter die Aufgabe nicht ausführen oder eine Maschine nicht benutzen. Zudem fallen Mitarbeiter immer wieder durch die Ausbildungsmaschen. An Ausbildungstagen ist der eine oder andere Mitarbeiter krank oder sie werden kurzfristig auf Baustellen beordert und nehmen demzufolge nicht an einer Schulung oder Unterweisung teil. Diese Mitarbeiter werden aber im Anschluss weiterhin eingesetzt, als ob sie an der Schulung teilgenommen hätten.
IT-Unterstützung in der Praxis
In einer modernen Software kann man auf Mitarbeiterstufe sehen, über welche Qualifikationen ein Mitarbeiter verfügt und an welchen Einweisungen er teilgenommen hat. Kompetenzen, Qualifikationen und Zertifizierungen der Mitarbeiter sind entsprechend transparent. Fällt ein spezifischer Mitarbeiter aus, so können rasch weitere Mitarbeiter identifiziert werden, die jemanden kurzfristig ersetzen können.
Tücken in der Praxis
Die Überwachung erfolgt meist via einem System aus Excel und Fileablagesystem. Dies setzt voraus, dass der Mitarbeiter von sich aus regelmässig seine Exceldateien konsultiert und die Analyse vornimmt. Ein aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Zudem erschwert dies die Nachverfolgung der Termine. Eine automatisierte Erinnerung erfolgt nur dann, wenn die Termine über weitere Lösungen verwaltet werden oder in einem Terminkalender eingetragen sind. Dadurch hat man in der Regel keinen Überblick über alle Informationen zentral, sondern muss diese über mehrere Programme hinweg zusammentragen.
IT-Unterstützung in der Praxis
Eine moderne Software hat die Überwachung automatisiert und erinnert proaktiv die entsprechenden Verantwortlichen, dass Schulungen und Ausbildungen wiederholt werden müssen. Sie vereinfacht auch die Ausbildungsplanung. Engpässe bei Qualifikationen können frühzeitig erkannt und korrektive Massnahmen eingeleitet werden.
So erkennen Verantwortliche beispielsweise sofort, wenn jemand an einer Schulung nicht teilgenommen hat und die «Qualifikation» entsprechend nicht mehr gültig ist.
Tücken in der Praxis
Stehen Ausbildungen an, dann ist das Büro damit beschäftigt, Mitarbeiter für die Schulung aufzubieten. Sie erstellen schriftliche Einladungen oder verschicken Termineinladungen via Outlook und erstellen Teilnehmerlisten. Dies bindet viele Ressourcen unternehmensintern und erschwert die Koordination der
Aktivitäten.
IT-Unterstützung in der Praxis
Eine moderne IT-Lösung unterstützt im Rahmen des administrativen Prozesses. Einladungen für die Mitarbeiter können entweder als Papierausdruck oder Termineinladung direkt über das System generiert werden. So kann eine nahtlose Nachverfolgbarkeit sichergestellt werden und die betroffenen Mitarbeiter/innen nehmen die Informationen in digitaler Form entgegen. Zudem bietet es sich an, wenn die Teilnehmerliste auch direkt über das System generiert werden kann, da alle Mitarbeiterprofile sowie die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter bereits elektronisch erfasst sind.
Tücken in der Praxis
Nach einer Schulung oder Unterweisung wird die Information oftmals nicht in den Personalprofilen aktualisiert. Somit ist es zu einem späteren Zeitpunkt schwierig nachzuvollziehen, über welche Qualifikationen Mitarbeiter nun effektiv verfügen und wann die nächste Schulung wieder ansteht. Besonders schwierig wird es, wenn aufgrund eines anstehenden Zertifizierungsaudits oder eines Versicherungsereignisses Dokumente vorzulegen sind. In einem System von mehreren Ordnern und Dateiablagen müssen die Dokumente zusammengesucht und der Sachverhalt rekonstruiert werden. Dies bereitet häufig einen enormen Aufwand.
IT-Unterstützung in der Praxis
Eine moderne IT-Lösung erlaubt die einfache Dokumentation und aktualisiert die Mitarbeiterprofile automatisch. Zudem erlaubt sie den Nutzern, Dokumente abzulegen, wie bspw. unterschriebene Teilnehmerlisten. Muss man nun bspw. darlegen, dass ein Mitarbeiter einen Kurs besucht hat, kann genau dieses Dokument mit wenigen Klicks über das Profil aufgerufen werden.
Es gibt unterschiedliche Beweggründe für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems: rechtliche Verpflichtung, Kundenanforderungen, externe Einflüsse, Minderung der Haftungsrisiken, Optimierung der Prozesse oder Imagegewinn. Viele Unternehmen schrecken aber vor einer Zertifizierung zurück aus Furcht vor dem administrativen Aufwand. Die richtige Software kann aber die benötigte Abhilfe schaffen und eine Zertifizierung erleichtern. Auch können durch den Einsatz von IT-Lösungen die Haftungsrisiken im Unternehmen reduziert werden sowie durch Prozessoptimierungen viel Aufwand eingespart werden.
[1] DVGW-Webseite: «Technisches Sicherheitsmanagement», unter: https://www.dvgw.de/leistungen/technisches-sicherheitsmanagement/ (abgerufen am 02.09.2020)
[2] Arbeitsausschuss ISO-Managementsysteme: «Technisches Sicherheitsmanagement (TSM) und ISO-zertifizierte Managementsysteme», in: energie | wasser-praxis, Ausgabe 10/2015, S. 50-52, unter: https://www.dvgw.de/medien/dvgw/leistungen/tsm/artikel-ewp-koehler1015.pdf (abgerufen am 03.09.2020)
[3] Website BLOG der Timly Software AG: «Technisches Sicherheitsmanagement (TSM) in Timly», unter: https://timly.com/blog/technisches-sicherheitsmanagement-und-gw301-in-timly/ (abgerufen am 02.09.2020)
Die Lösung wurde aus der Industrie für die Industrie entworfen und eignet sich speziell für kleinere und mittelgrosse Versorgungsunternehmen. Timly ist als Cloud-Lösung konzipiert und ist somit rasch einsetzbar und bedarf nicht vorgängig eines IT-Projekts.
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